Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Заставнівського районного суду 

Чернівецької області від 27.03.2025 № 1

 

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

 Заставнівського районного суду Чернівецької області

1. Загальні положення

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Заставнівського районного суді Чернівецької області (далі Засади) розроблено та затверджено на виконання вимог рішення Ради суддів України від 06.03.2025 №7 та Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення), затверджене рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529 і визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

 

1.2. Ці засади розроблено відповідно до вимог Кодексу адміністративного судочинства України, Цивільного процесуального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення), затверджене рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та погоджене наказом Державної судової адміністрації України від 29 листопада 2024 року № 529.

 

1.3. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

 

1.4. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.5 Засадами визначається порядок функціонування автоматизованої системи, правила застосування Положення з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

 

2. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді

 

2.1. У Заставнівському районному суді Чернівецької області  використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюється адміністратором автоматизованої системи на підставі укладеного договору з Територіальним управлінням ДСА України в Чернівецькій області.

2.3. Збори суддів Заставнівського районного суду Чернівецької області мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

3. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

 

3.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї  визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Обов’язки технічного адміністратора суду виконує головний спеціаліст з інформаційних технологій, за його відсутності обов’язки технічного адміністратора можуть виконуватись керівником апарату суду.

3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену  Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

3.5. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

3.6. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

3.7. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

3.8. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

4. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

4.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день їх надходження протягом робочого часу, встановленого Правилами внутрішнього трудового розпорядку Заставнівського районного суду Чернівецької області.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в строк, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого строку.

Підставою для видачі такого розпорядження є службова записка відповідальної особи за реєстрацію вхідної кореспонденції.

4.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

4.3.  Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

4.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду (716) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 716/362/25.

4.5.  Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.

4.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

4.7.  Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

5. Особливості розподілу справ між суддями

 

5.1.  Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації протягом робочого часу, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату  особами, відповідальними  за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Винятково в неробочий час, відповідно до положень Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України реєструються та розподіляються судові справи, які підлягають негайному розгляду.

З метою дотримання принципів безперервності та розумних строків розгляду автоматизований розподіл заяви про відвід слідчому судді може здійснюватися після завершення робочого часу.

5.2. У випадку надходження до суду у святкові, вихідні чи неробочі дні невідкладних справ (клопотань) автоматизований розподіл таких справ проводиться між суддями (слідчими суддями) відповідно до затвердженого графіку чергування суддів (слідчих суддів) у святкові, вихідні та неробочі дні.

Графік чергувань та список чергових затверджується наказом голови суду. Відносно працівників апарату суду відповідний наказ видається керівником апарату суду.

В разі неможливості слідчого судді здійснювати повноваження слідчого судді у визначений графіком чергування час, слідчий суддя замінюється іншим слідчим суддею, про зміни у графіку чергування доводиться до відома голови суду, керівника апарату суду та канцелярії суду.

Впродовж робочого часу, у відповідності до вимог Положення, клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді незалежно від графіка чергування.

Клопотання або скарги по одному кримінальному провадженню, по якому раніше визначений слідчий суддя, та яке надійшло до суду в неробочий час, вихідні або святкові дні, а також у разі неможливості виконання раніше визначеним слідчим суддею обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, перебування в нарадчій кімнаті, тощо),  передаються на розгляд слідчого судді, шляхом повторного автоматизованого розподілу за мотивованим розпорядженням керівника апарату з урахуванням графіка чергування слідчих суддів.

У разі задоволення відводу або самовідводу слідчого судді, заміна слідчого судді, який здійснює повноваження слідчого судді відповідно до графіка чергування, здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід). При цьому слідчий суддя визначається автоматизованою системою документообігу суду із загального списку слідчих суддів без урахування графіка чергування. 

У разі надходження заяви про відвід (самовідвід) судді, слідчому судді, такі заяви розподіляються шляхом проведення автоматизованого розподілу між всіма суддями суду, без врахування спеціалізації, відповідно до вимог процесуального законодавства.

У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справи або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату, на підставі судового рішення про відвід (самовідвід) судді, слідчого судді.

З метою забезпечення виконання вимог ч. 4 ст. 81 КПК України заяви про відвід слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово по кримінальному провадженню (крім колегіального розгляду справи),  після реєстрації на реєстраційній картці вхідного документу невідкладно передаються судді, який здійснює провадження для прийняття рішення щодо порядку розгляду такої заяви: залишення такої заяви без розгляду (при наявності ознак зловживання правом на відвід) або її передачі для визначення судді відповідно до ч. 1 ст. 81 КПК України з урахуванням цих Засад.       

5.3. У Заставнівському районному суді Чернівецької області визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

5.4.   Збори суддів Заставнівського районного суду Чернівецької області мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.    

5.5.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження більше 7 календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- у випадку видалення судді (колегії суддів) до нарадчої кімнати для ухвалення судового рішення в кримінальних провадженнях на строк понад один робочий день;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

5.6.  Не розподіляються щодо раніше визначеного слідчого судді судові справи, які підлягають розгляду вказаним слідчим суддею, за 3 дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів).

5.7.  Якщо суддя (колегія суддів) перебуватиме в нарадчій кімнаті понад один робочий день, то секретар судового засідання, який брав участь в судовому засіданні, повинен подати доповідну записку, повідомивши про такі обставини керівника апарату суду чи його заступника, з метою припинення автоматизованого розподілу справ на суддю (колегію суддів). Після виходу судді (колегії суддів) з нарадчої кімнати та проголошення судового рішення, секретар судового засідання, який брав участь в судовому засіданні, повинен в тому ж порядку негайно довести це до відома керівника апарату суду чи його заступника для відновлення розподілу судових справ судді (колегії суддів), в порядку, встановленому Засадами та Положенням.

 

6. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

6.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

6.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, п. 5.5. Розділу 5 Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

6.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

6.4. Головний спеціаліст по роботі з персоналом або особа, яка виконує його обов’язки щоденно до 09-00 год перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду, та в разі будь-яких змін заносить дані, щодо відсутності судді на роботі невідкладно.

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 09-00 год дня невиходу на роботу повідомити про це голову суду та головного спеціаліста по роботі з персоналом.

Виникнення поважних причин, які будуть підтверджені документально,  протягом робочого дня,  мають бути доведені суддею до відома голови суду та головного спеціаліста по роботі з персоналом, який негайно вносить відповідну інформацію до табеля обліку використання робочого часу.

6.5. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 

7. Коефіцієнт адміністративних посад

 

7.1. В автоматизованій системі документообігу суду для суддів, які займають адміністративні посади, на підставі рішення зборів суддів, встановлюються наступні коефіцієнти:

- голова суду – від 0,5 до 1.

8. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

8.1. Рішенням зборів суддів в суді запроваджується спеціалізація з розгляду кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обрання слідчих суддів, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку передбаченому процесуальним законом та у порядку встановленому Законом України «Про судоустрій і статус суддів». Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

8.2. Технічне виконання встановлення спеціалізації суддів покладено на технічного адміністратора. Зміни до налаштувань автоматизованої системи, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів.

8.3. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

8.4. Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

- у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

- у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

- у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення;

- які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

- які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);

- стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;

- у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації, у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації;

- у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

8.5. Збори суддів Заставнівського районного суду Чернівецької області мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

8.6. Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (визначеного доповідачем щодо довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на п’ятдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

8.7.  Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді (у випадку його застосування) на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

8.8. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

9. Автоматизований розподіл судових справ між суддями.

 

9.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється на засадах об'єктивного та неупередженого їх розподілу між суддями з дотриманням вимог процесуального законодавства та Положення, з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями у випадку закінчення дії рішення зборів суддів про спеціалізацію або у випадку тимчасової неможливості застосування спеціалізації, здійснюється між усіма суддями відповідно до вимог чинного законодавства.

9.2.  Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

9.3. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду з урахуванням спеціалізації (за її наявності).

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

9.4. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді - члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді - члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

9.5.  Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

9.6.  У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

9.7.  Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

9.8.  При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів) (у випадку його застосування), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

9.9.  У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (у випадку його застосування) із врахуванням таких судових справ.

9.12. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

10. Визначення слідчого судді

 

Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення. Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

11. Визначення присяжних.

 

11.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в суді відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

11.2. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

11.3.   Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

11.4.   Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

11.5.   У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

11.6.   При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

11.7.  На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

11.8.  На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

 

12. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

 

12.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

- клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР). У випадку неможливості передати процесуальні документи слідчому судді, який був раніше визначений АСДС, такі заяви, клопотання, скарги по одному кримінальному провадженні розподіляються АСДС на іншого слідчого суддю шляхом повторного авто розподілу із збереженням принципу подальшої передачі справ раніше визначеному слідчому судді.;

-  судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяви про перегляд заочного рішення;

- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

- обвинувальних актів, клопотань, які надійшли до суду повторно, після їх повернення прокурору в порядку п. 3 ч. 3 ст. 314 КПК України.

12.2.  За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді.

12.3.  У разі припинення повноважень раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали розподіляються шляхом проведення автоматизованого розподілу між всіма суддями суду, без врахування спеціалізації, відповідно до вимог процесуального законодавства.

12.4 Клопотання про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною (ч.7 статті 300 ЦПК України)  передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, який ухвалював рішення про визнання особи недієздатною шляхом протоколу передачу судової справи раніше визначеному судді (неавтоматично).

На такі клопотання заводиться окрема обліково-статистична картка, в якій в ручному режимі проставляється єдиний унікальний номер справи.

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (звільнення, відпустка, хвороба тощо) заводиться окрема обліково-статистична картка на  клопотання про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною. Автоматизований розподіл таких клопотань здійснюється між всіма суддями суду, без врахування спеціалізації, відповідно до вимог процесуального законодавства та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

  

13. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

13.1.  Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення.

13.2.   Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

13.3.  За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

  

14. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи.

 

14.1.  Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Судові справи у цей період не розподіляються за виключенням випадків, передбачених пунктом 14.2. цього розділу Засад. Про відновлення працездатності автоматизованої системи складається відповідний акт.

14.2.   У разі настання вище перелічених обставин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатись невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, скарги щодо захисту прав людини в порядку ст. 206 КПК України, подання про тимчасове обмеження у праві виїзду за межі України в порядку ЦПК України тощо) проводиться керівником апарату (чи особою, що виконує його обов’язки) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації. 

Розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних з виборчим процесом, в такому випадку проводиться керівником апарату між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження таких справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів без урахування спеціалізації.

Аналогічний порядок розподілу справ здійснюється щодо всіх судових справ, якщо обставини, зазначені у пункті 14.1. цього розділу, тривають понад п’ять робочих днів.

14.3. З метою незалежного підтвердження наявності підстав для неавтоматизованого визначення складу суду складається мотивоване розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки). До такого розпорядження додається інформація з державного підприємства «Інформаційні судові системи» щодо періоду дії обставин, що унеможливлювали проведення автоматизованого розподілу справ.

14.4. Розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) про неавтоматизоване визначення складу суду в тому числі має містити наступні відомості:

- вид розподілу (первісний; заміна судді; повторний розподіл судової справи; повернення (передача) судової справи раніше визначеному судді, колегії суддів);

- підстава неавтоматизованого визначення складу суду, відповідно до пункту 14.1. цього Розділу Засад, обґрунтування його проведення;

- категорія (підкатегорія) судової справи:

- реквізити документу, що став підставою здійснення розподілу (визначення, заміни), в тому числі прізвище, ім’я, по батькові та посада автора цього документу;

- ім’я (найменування) учасників судової справи;

- перелік повного списку суддів (прізвища, імена та по батькові) відповідного суду, з визначенням тих, які не ввійшли до списку суддів для здійснення розподілу (визначення, заміни) та зазначенням відповідної причини щодо кожного з них;

- список суддів для здійснення цього розподілу (визначення, заміни);

-  прізвище, ім’я та по батькові обраного судді (під час вирішення питання про відвід, самовідвід), судді-доповідача, слідчого судді, запасного судді, суддів колегії та мотиви, якими керувався керівник апарату при їх обранні або прізвище, ім’я та по батькові судді - доповідача в раніше визначеній колегії чи слідчого судді (у разі передачі судової справи раніше визначеному судді);

- прізвище, ім’я та по батькові судді, що замінюється (тільки для заміни судді в колегії);

- підстави передачі справи (тільки для передачі судової справи раніше визначеному судді);

-  дата та час його підписання керівником апарату.

14.5. Автоматизований розподіл судових справ відновлюється невідкладно після налагодження роботи АСДС. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, що перешкоджали проведенню автоматизованого розподілу, до АСДС вносяться у хронологічному порядку реєстраційні картки та електронні копії всіх паперових розпоряджень керівника апарату про проведення неавтоматизованого розподілу кожної окремої судової справи. Такі розпорядження публікуються адміністратором на вебпорталі, як протоколи розподілу.

 

15. Прикінцеві положення.

 

15.1. Ці Засади використання автоматизованої системи документообігу суду набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів Заставнівського районного суду Чернівецької області, однак не пізніше 01.04.2025.

 

15.2. Зміни та доповнення до Засад можуть бути внесені зборами суддів Заставнівського районного суду Чернівецької області та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.